ワンポイントレッスン

段落が正しくわかるとWordの使い方のコツが見えてくる

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段落記号

子どもの頃、誰しも国語で「段落」という言葉を習ったことがあるかと思います。

では、段落とは何だったでしょうか?

段落とは

耳から聞き取る話し言葉と違い、文章は自分のペースで読むことができ、何回でも読み返せます。

だから、文章はたくさんのことを伝えるのに適しています。

段落がない文章

しかし、たくさんのことを伝えようとすると、文章は自然に長くなります。段落分け無し文章

長くなった文章は、初めてそれを読む人からすると、その中身をイメージするのが非常に難しくなります。

ここでの「イメージする」という表現は、書かれているままを暗記するのではなく、書かれていることを自分なりに解釈したり、頭の中で思い描いたり、後から思い返せるような状態にすることを指しています。

段落がある文章

これがもっと短い文章だったなら、中身をイメージするのも、もう少しは楽だったはずでしょう。

そこで長い文章を、いくつかの短い文章の集まりのように見せる工夫が「段落」なのです。段落分け有り文章

つまり1つの長い文章をいくつかの短い文章に分割し、中身をイメージしやすくした時、その分割された短い文章を「段落」と言うのです。

段落の分け方

ただ、次に問題となるのは、長い文章のどこで分割するか(段落分けの位置)です。

中身をイメージしやすくするのが目的なら、

  • じイメージにつながるを、段落になるように
  • のイメージにつながるは、また段落になるように

と分けるのが効果的です。

そして、どこで段落が分かれているのかも、パッと見てわかるようにしてあると、

1段落目をイメージ

2段落目をイメージ

という流れがスムーズにでき、複数の段落のイメージをつなぎ合わせた文章全体も、イメージしやすくなるのです。

具体的には、段落と段落の間の空白を少し大きめに空けたり、先頭1文字を空けて段落の始まりをわかりやすくしたりします。

パソコンでの段落の考え方

WordなどのアプリでEnterキーを押すと、カーソルのあった位置で改行されます。

※ 改は、そこでを改める、つまり新たに別のを作ることです。

ただ、これは単なる改ではなく、段落をその位置で分けた(改段落した)状態になっています。

※ 改段落は、そこで段落を改める、つまり新たに別の段落を作ることです。

段落記号

段落記号

 

Wordでは、ちょうどその位置に、下左向きの矢印が表示されると思います。

この矢印を段落記号と言います。

 

つまり、段落記号が改段落を表すので、段落記号段落記号の間にあるひと続きの文章が、Wordでいう段落なのです。

Wordのホームタブやレイアウトタブなどには、「段落」グループがありますが、その「段落」グループに入っている機能は、基本的に段落に対して設定される機能なのです。

改行とは

ここまでの話で、今まで改するために押していたEnterキーが、実は改段落になっていた、ということがおわかりいただけたかと思います。

では、逆に改って何なんでしょう?

そこでを改める、つまり新たに別のを作ること

です。

例えば、「あいうえおかきくけこさしすせそたちつてとなにぬねのはひふへほまみむめもやゆよらりるれろわをん」の46文字を、途中で Enterキー を押さずに、そのままダラダラと3連続(46字×3回=138字)、書き続けてみましょう。

あいうえおかきくけこさしすせそたちつてとなにぬねのはひふへほまみむめもやゆよらりるれろわをんあいうえおかきくけこさしすせそたちつてとなにぬねのはひふへほまみむめもやゆよらりるれろわをんあいうえおかきくけこさしすせそたちつてとなにぬねのはひふへほまみむめもやゆよらりるれろわをん

普通は、入力した文字がウィンドウ幅をはみ出すことはなく、ウィンドウの右端近くで折り返し、おそらくそのまま1行に収まるはずもない138字が、勝手に2行、3行、…と新たな行を作って表示されていると思います。これが改行です。

つまり、パソコンには様々な画面サイズ、ウィンドウサイズがあるので、多くの場合、そのサイズに応じて自動で改行してくれるようになっているのです。

その改行が読みやすいかどうかはさておき、「読めない」、「気づかず読み逃してしまった」ということがないように、右端で自動的に折り返す改行が、パソコンの標準動作なのです。(改行せずにスクロールバーが自動表示されるなど、例外もあります)

本来の段落 と パソコンの段落

本来の段落

本来の段落は、パソコンができるよりもずっと前からありましたが、パソコンができる前の長文は、たいてい紙に書かれていました。紙に書く場合には、書き手が自分の好きな位置で改行できます。

そして段落は、長文を読む人が段階的にイメージしやすいようにと、長文を作る人によって分けられるものでした。そして、その段落分けが見やすいように、当然、段落の終わりと、次の段落の始まりとの間も、改行されるのが通例となっていました。

パソコンの段落

一方、パソコンができてからは、紙と違って画面サイズによって見やすい適切な改行位置が異なるため、長文の作り手がサイズを意識して改行するのではなく、改行はパソコン任せにしておいて、段落内ではただどんどん文字を入れていけば良いという書き方が標準となりました。

ただし、段落と段落の間に改行が無いと、どこで段落が分かれているのかがわかりにくくなるため、段落と段落の間にだけ、長文を作る人が意図的に改行を入れるようになりました。

このように、

長文を作る人が意図的に入れた改行 = 改段落

であるなら、「改段落」と「段落内での自動の折り返し改行」との違いは、見る側にもハッキリわかるようになっているべきです。

このためパソコンでは多くの場合、「改段落」は自動で「段落内での自動の折り返し改行」よりも広めに行と行の間の空白が空くようになっています。

本来の段落とパソコンの段落の関係

このように元々は、本来の段落パソコンの段落には、

長文を作る人の意図が長文の読み手に伝わりやすいようにする

という共通の目的がありました。

しかししだいに、長文を作る人が、「改段落」と考えていない場所でも見やすさを優先して意図的に改行を入れるようになり、本来の段落パソコンの段落に食い違いが出てきました。

作り手が意図して入れたその「改段落でない改行」と、「段落を意図して入れた改行」との違いを認識できないパソコンは、とにかく作り手が意図して入れた改行(Enterキー押下)は今まで通りの「改段落」として扱い続け、本来の段落とは別に、パソコンの段落という認識が書き手にとって必要になったのです。

強制改行

パソコンの標準動作とはいえ、段落内が折り返しの改行だけでは読みづらいこともしばしばあります。

かといってEnterキーを押して「改段落」されてしまうのも、読み手に意図がうまく伝わらない可能性があります。

そこで、改段落しない改行(強制改行)というのも、実はできるようになっています。通常は、Shift + Enter または Ctrl + Enter または Alt + Enter のどれかでできるようになっています。

ネット上のメッセージ入力など、Enter押下が送信になってしまい改行(改段落)ができない場合でも、Shift + Enter での強制改行はできる場合が多くなっています。

Shift+Enter 例)Micorsoft Office の箇条書き内での改行、SNSでのメッセージ内改行

Ctrl+Enter 例)Accessやウェブシステム等の入力フォーム内での改行

Alt+Enter 例)Excelでのセル内強制改行

 

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